本の名言とおすすめの本

本の名言とおすすめの本。

働き方や転職・就活、ビジネススキルやノウハウなどについて書きながら、「本の名言」や「おすすめの本」をご紹介します。

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エクセル(Excel)資料を見栄えよく印刷するために知っておきたい3つのこと。

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今日は先日ご紹介した資料を印刷する手前までもっていきたいと思います。前回までのお話はこちらから。

今回も特段難しい関数やマクロについては解説せずに、資料を見やすくする方法をお伝えします。

どんなに緻密な分析をしても、それが相手に伝わらなければ価値を持たないように、どんなに複雑な関数やマクロを組んでも、その人にしか操作できないツールとなってしまっては、あまり価値を発揮することはありません。それでは早速いってみましょう。

エクセルの表を2秒で見やすくする方法

このような状態の表を作ったとします(要はエクセル後編の最後の状態です)。

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「Alt + W + V + G」を押してみます。

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そうすると、このように表がくっきり見えるようになります。

これは単純に、右上のタブにある「表示」ボタンをクリックし、「枠線」のチェックを外しただけなのですが、意外に皆さん使っていないのでおススメです。

「枠線」を無くすだけで、画面上で資料が一段と見やすくなります。

1. 幅を調整する

A列で「Ctrl + Space」を押して列を選択し、「Alt + H + O + W」を押します。

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こちらは列の幅を調整するショートカットですが、今回は「3」にしてみます。

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そうすると、エクセルを開いた時により見やすい状態になります。

ちなみにエクセル後編の説明の際に、平均年収の列の大きさと、平均年齢・従業員数の列の幅の大きさを揃えましたが、この「揃える」というテクニックは、見栄えをよくするために非常に大切です。

2. 画面を固定する

今回の場合、「M&Aキャピタルパートナーズ」のセルにカーソルを合わせて、「Alt + W + F + F」を押してみましょう。

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こうすると「画面が固定」されます。

画面の固定とは何かと言うと、下記のように数値が増えた場合でも、先頭にある「順位、社名、平均年収・・・」の部分を動かさずに、下にスクロールができる状態を言います。

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こんな感じです。

僕は以前この「画面を固定する」というテクニックを知らなかったので、この縦横に走るなが~い線が気になって仕方なかったのですが、この線は別に印刷しても写りませんのでご安心ください。

3. 印刷タイトルを設定する

「Alt + W + I」を押して、改ページプレビューという状態にします。

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ここで、「印刷タイトル」も設定したいので、とりあえず「Alt + P + I」を押します。

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謎なボックスが出てきますので、「タイトル行」をクリックし、「順位や社名」などの項目名が書かれている行を選択します。

そうすると、印刷した際に2ページ目以降があっても、項目名の行はずっと表示され続けます。

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こんな感じで、2ページ目以降もずっと残ります。

今日は割と簡単な人にとっては簡単だったかもしれませんが、「画面の固定」や「印刷タイトル」については、覚えておくと何かと便利かと思います。

それでは今日はこの辺で。

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