本の名言とおすすめの本。

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エクセル(Excel)の条件付き書式を覚えて、綺麗な資料を2倍速で作成する方法。(後編)

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今回はエクセル資料の作成方法の後編です。

今回は資料をキレイに作る方法に加えて、作業スピードを上げる方法についてもご紹介します。ちょっと前編と後編で内容がズレましたが、気にせずいきたいと思います。前回までの説明で、この状態まで来ました。

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これから前回のように表を選択して欲しいのですが、その前に選択に関するチップスをご紹介します。

2秒でエクセルの表を選択する方法

多くの方が表を選択する時にマウスを使われると思うのですが、今日はマウスを使わない方法をご紹介します。

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  1. 左上のセルにカーソルを合わせます(この場合は「順位」のセルになります)
  2. 「Ctrl + Shift」を押しながら「↓」+「→」を押します

そうすると、一気に表が選択できます。

表が非常に大きくても困りません。

5秒で番号をつける方法
  1. 「1」が入っているところに「=row()-2」と入力すると「1」が出ます
  2. 「1」を「Ctrl + C」でコピーします
  3. 「Ctrl + Shift + ↓」で下に引っ張っていき、「Ctrl + V」で貼り付けます

そうすると、一気に数字が挿入されます。

ちなみに、「row」は英語で「列」という意味ですので、この「=row()-2」という数式は、「いつも列よりマイナス2の値をこのセルには入力しなさい」という命令文になります。そのため、「=row()-2」の数字の部分は、今回はたまたま「2」ですが、列に応じて調整する必要があります。

条件付き書式

ここで冒頭の表の話に戻ります。

今回は「条件付き書式」についてご紹介します。僕も以前は「条件付き書式」って何?って感じだったんですが、一度覚えてしまえば非常に便利な機能です。 

先ほど上で覚えた方法で、こちらの部分を選択します。

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要は項目名の部分は選択せずに、1位~10位までの部分を選択します。

ここで、条件付き書式なるものを登場させます。何も考えずに「Alt + H + L + N」を押してみましょう。

そうすると、このような謎なボックスが現れます。

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まあ文字は訳わかんないことが書いてあるので、迷わずに一番下の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックです。

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そうすると数式を入力できるフォーマットが出てきますので、とりあえず「=MOD(ROW(),2)=0」を入力します。そして、「書式」ボタンをクリックし、今回は「塗りつぶし」というタブにある背景色を「グレー」にしてみます。

そうすると、このようなしましまさんが一瞬でできます。

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この「=MOD(ROW(),2)=0」という数式は、「行番号を2で割った余りが0の時」、つまりは「偶数行」のことを表す数式になるのですが、あまり難しいことを覚える必要は無いかと思います。ちなみに「=MOD(ROW(),2)=1」とすれば、奇数行だけに書式が適用され、「=MOD(ROW(),3)=0」とすれば、2行おきにセルの色を変更することもできます。

ですが、条件付き書式の数式は、検索すれば出てきますので、そんなに覚える必要は無いかと思います。頻繁に使わない限りは、都度使いたい時に検索すれば良いかと思います。

5秒で列の幅を揃える方法

最後にちょっと列の幅を揃えようかと思います。

今回は「平均年収」の列が一番大きいので、そちらに合わせて「平均年齢」と「従業員数」の列の大きさを同じにします。この手順はちょっと難しいのですが、ステップを踏んでやってみて下さい。

  1. 平均年収の列で「Ctrl + Space」を押し、「Ctrl + C」(コピー)を押します
  2. 「Shift」を押しながら「→」で従業員数の列まで選択します
  3. 「Alt + E + S + T」(書式のみ貼り付け)を押します

こうすると一瞬にして書式が整います。

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ちょっと後編で終わるかと思いきや長くなりそうなので、他のチップスは別シリーズで続けていきたいと思います。

資料作成に関する推薦図書

 

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