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本の名言とおすすめの本。

働き方や転職・就活、ビジネススキルやノウハウなどについて書きながら、「本の名言」や「おすすめの本」をご紹介します。

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作業時間を半減!パワポのショートカット5選!

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昨年こちらのパワポのアドインの記事が話題になりました。

next.rikunabi.com

今日は以前の記事をリバイスして、覚えておくと便利なパワーポイント2013のショートカットキーをご紹介しようかと思います。今回は下記のような代表的なショートカット以外をご紹介します。

  • Ctrl+C:コピー
  • Ctrl+V:貼り付け
  • Ctrl+Z:作業を元に戻す
  • Ctrl+Y:戻した作業からまた前に引き返す

内容的には初級者~中級者向けです。

それでは早速いってみましょう。

1. 「保存ボタン」のショートカット

パワーポイントのファイルを保存する際に、「作業ファイルの保存」ボタンをマウスでクリックしてる方も多いかと思いますが、まずは下記のショートカットを使うように癖づけると便利です。

  • Ctrl+S:作業ファイルの保存

「保存ボタンを押さずに作業を進めていたら、突如PCが固まってデータが全部消えてしまった」なんて悲しいストーリーは良く聞く話ですので、こまめに「Ctrl + S」を押して、作業ファイルは保存しておいた方が良いかと思います。

また、「ファイルの名前を付けて保存」を行う際には、

  • F12:作業ファイルを名前を付けて保存

が非常に便利です。意外と知られていませんが「F12」で一発ですので、覚えておくと便利です。ちなみに「F12」で動作しない場合は「Alt + F + A + C」になります。

2. 「印刷ボタン」のショートカット

こちらは冒頭に紹介した「Ctrl+」のシリーズの一つですが、「ファイルボタン」→「印刷ボタン」とクリックしている方が多い印象でしたのでご紹介します。「印刷」はこちらのショートカットキーになります。

  • Ctrl+P:印刷

ちなみに「P」は「Print」の「P」ですので覚えやすいかと思います。また、こちらのショートカットはWordやExcelでも使えますので、覚えておくと非常に便利です。

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3. 「テキストボックスの挿入ボタン」のショートカット

パワーポイントで新たに文字を挿入したい際は、こちらのショートカットキーが便利です。

  • Alt + N + X + H:テキストボックスの挿入

この「テキストボックスの挿入」のショートカットキーを覚えてしまえば、何か文字を入力したい際に、すぐ入力を始めることができます。

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ちなみに、新しいスライドを挿入したい場合は、「Ctrl+M」になります。作成したスライドとほぼ同じスライドを作成したい場合は、スライド自体を「Ctrl+C(コピー)」→「Ctrl+V(貼り付け)」しても良いかもしれません。

4. 「グループ化ボタン」のショートカット

パワーポイント作成の上で欠かせない技術が、この「グループ化」かと思います。

グループ化とは?

グループ化とは、下記の記事にもあるように、「複数の図形をまとめて、1つの図形のように扱える」方法です。

www.becoolusers.com

この「グループ化」は「書式」→「グループ化」ボタンをクリックしてもできますが、こちらの方法が圧倒的に早いです。 

  • Ctrl+G:グループ化

これで動作しなければ「Alt + JD + AG + G」です。

ちなみに「グループ化の解除」はAlt + JD + AG + U」です。この「Alt+」のショートカットシリーズは非常に便利ですので、色々と覚えておくと作業効率がグンと上がるかと思います。 

5. 文字を一気に消す方法

最後に、「文字を一気に消す方法」をご紹介します。

例えばスライドに入っている10個の「プレゼン研究会」という文字を全部消したい時、皆さんはどのように消されていますでしょうか?

恐らく多くの方が、10個のプレゼン研究会という文字に対して、「Deleteキー」や「Backspaceキー」で一つずつ消しいっているのではないでしょうか?

 

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この作業時間を削減するには、こちらの方法が便利です。 

  • Ctrl+H:文字を一気に変換

通常このショートカットキーは「文字を置換する」時に使います。

例えば、「プレゼン研究会」という文字を「プレゼン練習会」に変換したい時に使うのですが、変換後の文字列を「空欄」にすることで、全部文字を消すこともできます。

結構便利かと思いますので、ご存じなかった方は今日から使ってみて下さい。ショートカットを使えると作業スピードが上がりますので、最初に30回ぐらい繰り返し練習して覚えてしまうと、後々の作業時間が見違えるほど短縮されます。

それでは今日はこの辺で。

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