本の名言とおすすめの本

本の名言とおすすめの本。

働き方や転職・就活、ビジネススキルやノウハウなどについて書きながら、「本の名言」や「おすすめの本」をご紹介します。

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「メール返信が遅い=仕事ができない」の9割は正しい?CEOが採用するメール返信の極意とは?

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良く、仕事ができる人は「メールの返信が早い」という話があります。確かに、僕も以前企業で働いていた時はそのような印象を持っていました。

仕事ができる人に連絡をすると、彼らは即座に回答ができないことでも、「メールを確認致しました。○○までにご回答します」のような返信を即座に返してくることが多々あります。

こちらの記事では、元グーグルCEOのエリック・シュミット氏も、メール返信の速さの大切さを語っています。

lrandcom.com

今日はそんな「メール」に関して書こうかと思いますが、 個人的には「メールの返信が遅い人」というのは、PCに単語登録をあまりしていない人が多い印象があります。

マッキンゼーの赤羽さんもお勧めする「単語登録」とは?

これは確かマッキンゼーの赤羽さんなどもご紹介している方法ですが、PCの辞書に予め「単語の登録」をしておくというものです。

nanapi.jp

例えば、「よろ」と打てば、「宜しくお願い致します。」と自動で出てくるというものです。とにかくこのような省略をあらかじめPCに入れまくっておくことで、作業の効率化やメールの返信スピードを上げるというテクニックです。

これらは初歩的なテクニックかもしれませんが、ちりも積もれば山となり、1年間を通してみれば莫大な時間の削減になっていたりします。

ちなみにこのような作業効率の工夫に関してご関心のある方は、こちらの書籍に色々とテクニックが載っています。

また、赤羽さんは先日「ゼロ秒思考[行動編]―――即断即決、即実行のトレーニング」という新刊も発売されたようです。

GMOの熊谷さんが語る「仕事の切り替え」への負担

時間の節約や作業効率を高める方法として、GMOの熊谷さんが確か著書で書かれていたのは、なるべく「仕事の切り替えをしない」ということです。

「仕事の切り替え」や「作業の切り替え」をしないことが、時間の節約に繋がるという話です。

確かに、人は「違う仕事に取り掛かる」のに、労力や体力を要しますし、今まで「A」という作業をやっていたのに、急に「B」という作業に取り組もうとすると、中々慣れるのに時間がかかります。

そこで、なるべくそのような「切り替えの時間」を無くすというものです。

これはつまり、「A」と「B」と「C」という仕事を同時並行でちょっとずつ進めるのではなく、まずは「A」という仕事に集中し、まとまった時間でやり遂げるという方法かと思います。

個人的にも「何か一つの仕事をやり遂げる」には、大きな時間の塊が必要な気はしています。多くの人々が一日の大半をメールの返信に費やしてしまい、中々仕事が進まなかった経験を持つ状況を鑑みると、「何か一つの仕事をやり遂げるまではメールを見ない」というのも、作業効率化の有効な手法の一つかもしれません。

4つの「D」で対応するCEO 

冒頭の「メール」の話に戻りますが、即座に返信する元グーグルCEOのような人がいる一方で、世の中にはこのような4つの「D」を使い分けている人もいるようです。

成長企業のCEOが実践している 「ムダな仕事」を省くテクニック(4) | COURRiER Japon NEWS

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要は下記4つに分類し、本当に必要なものだけに対応するというやり方です。

  • do(返信する)
  • don’t(返信しない)
  • delay(後でやる)
  • delegate(他の人にふる)

時には「返信しない」という決断も、「仕事ができる人」になるためには有効なのかもしれませんね。

余談ですが「仕事のできる・できない」というのは、転職をして初めて自分のレベル感が分かることもあるように思います。

筆者も何度か転職していますが、転職して初めて「前の会社では自分仕事できると思ってたけど、新しい会社だと大してできないな」などに気づくことができます。

自分のビジネス市場でのレベル感を知るためにも、そんなに転職する気がなくても、定期的にエージェントに相談して、自分の市場価値を確認しておくのは結構有効かなと思います。

そういえばふとこの「メール」の話題に関連して思い出しましたが、気づいたら「あけおメール」の文化は消えてなくなっていたような気がします。いつの時代も、流行ってはすぐ消えていくトレンドというものが存在するのだなぁと常々感じました。

それでは今日はこの辺で。